Belangrijk om te weten bij boeking

Boekingen
U kunt boeken voor een reis door de betreffende reis aan te klikken in de rubriek 'Reizen'. Onderaan de reisbeschrijving kunt u klikken op 'Boek deze reis'. Vervolgens verschijnt er een inschrijfformulier welke u dient in te vullen en kunt inzenden. Wij sturen u dan een schriftelijke boekingsbevestiging. Eventueel kunt u zich telefonisch (020-5892940), per fax (020-6262820) of per briefkaart voorlopig en zonder verdere verplichtingen laten noteren als belangstellende voor een reis. Maar ook dan geldt: wij kunnen u slechts definitief boeken na ontvangst van het inschrijfformulier. Geschiedt de boeking (mede) voor andere deelnemers, dan is de hoofdpersoon aansprakelijk voor nakoming van de verplichtingen door alle door hem/haar geboekte deelnemers.

Per reis kunnen in het algemeen maximaal 23 deelnemers boeken. Soms ligt dit aantal lager; dan is dat bij de reisbeschrijving vermeld. Het minimum aantal wordt per reis bepaald maar ligt tussen de 10 en 15 deelnemers. Om zeker te zijn van plaatsen is het verstandig om niet te lang met boeken te wachten. Regelmatig zijn reizen snel na verschijnen van Cultoura volgeboekt.
De administratiekosten bedragen € 25,– per boeking.

Paspoort en tenaamstelling
U dient te beschikken over een paspoort, geldig gedurende de gehele reis of tot en met de datum die wij vermelden in de nadere reisgegevens: vaak tot zes maanden na terugkomst. Eventueel benodigde visa worden in veel gevallen door ons bemiddeld, maar wij houden ons niet aansprakelijk als een deelnemer een visum zou worden geweigerd. In verband met controle op Schiphol moet op uw inschrijfformulier exact dezelfde naam staan als in uw paspoort. Niet voldoen aan die eis betekent in alle gevallen dat u moet rekenen op hoge extra kosten op Schiphol! Indien de deelnemer de reis niet of niet geheel kan meemaken bij gebrek aan de nodige documenten, komt zulks met alle daaraan verbonden gevolgen voor zijn rekening. Als u op de deelnemerslijst liever een afwijkende naam wilt kunt u dat ons het beste telefonisch apart doorgeven.

Gezondheid
Om te kunnen deelnemen aan onze reizen is een goede gezondheid vereist. Het tempo van de reizen ligt doorgaans niet te hoog en wij verwachten dat ieder het kan bijhouden. Wij bieden optimaal comfort, maar bij reizen naar bestemmingen met een minder ver ontwikkelde toeristische infrastructuur verwachten wij van de deelnemers bereidheid zich aan te passen aan de lokale omstandigheden.

Eenpersoonskamers en indelingsregeling
Eenpersoons kamers zijn schaars, maar aanvragen kunnen wij doorgaans van te voren bevestigen. De toepasselijke, door de hoteliers gevraagde toeslag staat bij elke reis vermeld.
U kunt zich natuurlijk ook opgeven voor indeling met een medereiziger/ster in een tweepersoonskamer.
Mocht zich uiteindelijk dan geen andere gegadigde melden voor indeling, dan krijgt u wèl een eenpersoonskamer, maar hoeft u niet alsnog de aangegeven toeslag te betalen, behalve bij reizen waar bij de reisgegevens is vermeld dat de indelingsregeling niet van toepassing is.

Wat is inbegrepen
Standaard inbegrepen in de reissommen*:
a. internationale vluchten met gerenommeerde maatschappijen in de economy klasse
b. luchthaven- en vliegbelastingen, brandstof- en veiligheidstoeslagen, enz.  Indien deze kosten verhoogd worden, zijn wij genoodzaakt deze extra heffing alsnog door te belasten.
c. alle vervoer zoals aangegeven in het betreffende programma. Wij gebruiken in de meeste gevallen onderweg exclusief voor ons gezelschap gereserveerde touringcars, taxi’s, e.d.
d. alle lokale belastingen, parkeergelden etc.
e. hotelaccommodatie in goede, eerste klasse hotels, of anders in de o.i. beste hotels ter plaatse, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de reisbeschrijving
f. alle ontbijten plus de maaltijden zoals aangegeven bij de betreffende reis
g. de excursies, bezoeken e.d. volgens programma, m.u.v. als zodanig omschreven facultatieve excursies
h. alle entreeprijzen volgens programma
i.   toegangskaarten bij muziekreizen volgens programma
j. de diensten van onze Nederlandse (of Belgische) wetenschappelijke reisbegeleider
k. waar mogelijk en zinvol de diensten van een Nederlandse technisch reisbegeleider
l. de eventuele diensten van lokale begeleiders/ gidsen
m. de diensten van kruiers in hotels e.d., waar mogelijk
n.  alle fooien en bedieningsgelden
o. kennismakingsbijeenkomst, indien vooraf ge noemd bij de reisbeschrijving

Standaard niet inbegrepen bij de reissom*:
a. de reis van uw woonplaats naar Schiphol of
vertrekplaats touringcar, v.v.
b. alle niet bij de reis inbegrepen maaltijden
c. verzekeringen (zie elders op deze pagina’s)
d. uitgaven van persoonlijke aard zoals drankjes,
souvenirs, wasserij e.d.
e. visakosten en eventuele kosten om deze te ver
krijgen.

* eventuele afwijkingen worden bij de reisbeschrijvingen aangegeven

Betaling
Bij boeking is een aanbetaling verschuldigd van 15% van de reissom met een minimum van € 50,-. Bij sommige reizen zoals muziekreizen of cruises is een additionele aanbetaling vereist i.v.m. toegangskaarten, reserveringskosten e.d. Dit staat dan vermeld bij de reisgegevens van de betreffende reis. De annuleringskostenverzekering verleent ook dekking over deze extra aanbetaling. U behoeft de aanbetaling niet zelf te berekenen: die vindt u terug op de bevestiging.
De aanbetaling wordt vermeerderd met de premie van de eventueel door u af te sluiten annuleringskostenverzekering. Zes weken voor vertrek dient het restant van de reissom in ons bezit te zijn.

Bagage
Bij vliegreizen geldt in het algemeen dat de deelnemers maximaal 20 kg bagage, incl. handbagage, per persoon mogen meenemen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de reisbeschrijving. Bij vluchten naar bepaalde bestemmingen gelden andere regelingen, zoals bijvoorbeeld een maximum van twee stuks bagage.

Enquêteformulieren
Korte tijd na terugkeer van een reis wordt aan alle deelnemers(sters) een enquêteformulier gezonden. Het is een belangrijk communicatiemiddel tussen
reizigers en organisatie. Als u aan de enquête deelneemt (en wij hopen dat
u dat doet) kunt u er zeker van zijn dat zulks een waardevolle bijdrage is aan kwaliteitsbewaking en, indien nodig, kwaliteitsverbetering. Het is echter ondoenlijk dat Academische Reizen reageert op de inhoud van elk formulier. Bedanken voor uw bijdrage doen wij u hier bij voorbaat!

Wijzigingen
1. Tot 8 weken voor vertrek kunnen op verzoek van de deelnemers - voor zover mogelijk - wijzigingen worden aangebracht, waarvoor naast eventuele andere bijbetalingen, per ’party’ € 35,- in rekening wordt gebracht. Bij wijzigingen vanaf de 56e dag voor de dag van vertrek zijn in het algemeen de annuleringsbepalingen van toegepassing.
2. Buiten bovengenoemd bedrag zullen bovendien aan de deelnemer(s) in rekening worden gebracht voor een verandering c.q. overboeking noodzakelijk gemaakte communicatiekosten.
3. Academische Reizen behoudt zich te allen tijde het recht voor om kleine wijzigingen in het gepubliceerde programma aan te brengen wanneer de omstandigheden zulks wenselijk maken.

Prijswijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om de reissom te wijzigen indien (nieuwe) heffingen zoals vervoerstoeslag, BTW, toeristenbelastingen, luchthavenbelastingen, brandstoftoeslagen, veiligheidstoeslagen en toepasselijke wisselkoersen daartoe aanleiding geven. Verhogingen van deze kosten zullen daarbij netto, dus zonder opslag, worden doorberekend.

Klachten
Ondanks al onze bemoeiingen en zorgen is het mogelijk dat de deelnemer een gerechtvaardigde klacht heeft. Deze klacht dient voor zover mogelijk op de plaats waar de reden tot de klacht ontstond bij onze reisleider te worden ingediend. Als dat niet mogelijk is, of als de klacht niet bevredigend wordt opgelost, moet deze uiterlijk binnen één maand na terugkeer in Nederland schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend bij ons kantoor.
Mocht de klacht niet tot tevredenheid worden afgedaan, dan heeft de deelnemer tot uiterlijk 3 maanden na afloop van de reis de gelegenheid om zijn klacht tegen een vergoeding te laten behandelen door de Geschillencommissie Reizen, Postbus 90600, 2509 LP Den Haag. De beslissing van deze commissie heeft de kracht van een bindend advies. Dit houdt in dat na een beslissing van de Geschillencommissie een beroep op de burgerlijk rechter slechts beperkt mogelijk is.

Algemeen voorbehoud
Kennelijke fouten of vergissingen in het reisprogramma binden ons niet.
Wij behouden ons het recht voor wijzigingen aan te brengen in de reisroute en de bijbehorende accommodatie wanneer hiertoe gegronde redenen bestaan en stellen ons niet aansprakelijk voor het eventuele ongerief.
De reisorganisator aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor foto’s, folders en ander voorlichtingsmateriaal, voor zover door derden uitgegeven, zelfs indien deze via de reisorganisatie aan reizigers wordt verstrekt.

Uitsluiting en aansprakelijkheid
1. Wanneer blijkt dat een deelnemer hinder of overlast oplevert of kan  opleveren, zodanig dat een goede uitvoering van de reis daardoor naar
ons oordeel in sterke mate wordt bemoeilijkt, kan deze deelnemer van (verdere) deelname worden uitgesloten. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor zijn rekening. De betrokken deelnemer kan restitutie worden verleend van de reissom of een gedeelte daarvan, indien hem ter zake van zijn uitsluiting geen verwijt treft.
2. De aansprakelijkheid van Academische Reizen is geregeld in de Reisvoorwaarden van de Vereniging van ANVR-Reisorganisatoren. Krachtens die bepalingen is Academische Reizen niet aansprakelijk voor schade waarvoor aanspraak op vergoeding bestaat uit hoofde van een reis- of annuleringskostenverzekering of de regeling met het Calamiteitenfonds.
3. De reisorganisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de door de deelnemers reeds gemaakte kosten zoals premies voor verzekeringen, vaccinatiekosten, visumkosten, aanschaf van kleding en literatuur, indien een reis niet kan doorgaan.

Annulering
Annulering door Academische Reizen
Academische Reizen behoudt zich het recht voor tot 21 dagen voor vertrek een reis te annuleren indien er onvoldoende aanmeldingen zijn. De bedoelde annulering zal door ons zo tijdig mogelijk aan de geboekte deelnemers worden meegedeeld. In dat geval worden alle reeds betaalde bedragen aan de deelnemers gerestitueerd. Indien zich gewichtige omstandigheden voordoen die uitvoering van de reis onmogelijk of onwenselijk maken kan de organisatie op elk moment besluiten de reis te annuleren. Wij zullen dan proberen een alternatief te bieden. Indien dit niet door de reizigers wordt aanvaard worden alle reeds betaalde gelden teruggestort.
Indien het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken een negatief reisadvies heeft gegeven dan beoordelen wij van geval tot geval hoe wij daarmee omgaan.
In alle gevallen zijn de toepasselijke ANVR-voor-waarden van kracht.

Annulering door een deelnemer
Indien een deelnemer zijn inschrijving annuleert zijn per persoon de volgende bedragen verschuldigd (volgens de ANVR voorwaarden):
a. bij annulering t/m 42 dagen vóór de dag van
    vertrek 15% van de reissom plus de eventuele
    extra aanbetaling (o.m. bij muziekreizen);
b. bij annulering vanaf de 42e dag t/m de 28e dag
    vóór de dag van vertrek: 35% van de reissom.
De kosten van annulering lopen op tot 100% op de dag van vertrek. Klik hier voor een overzicht van de annuleringsvoorwaarden van de ANVR (artikel 9).

De premie voor een annuleringskostenverzekering wordt niet gerestitueerd, daar u immers gedurende een zekere tijd dekking heeft genoten. Door ondertekening/versturen van het inschrijfformulier c.q. het doen van de verschuldigde aanbetaling geeft de deelnemer(ster) te kennen, dat hij/zij kennis heeft genomen van deze voorwaarden en daarmee akkoord gaat.

N.B. Een annulering wordt van eerst van kracht, als een schriftelijke bevestiging hiervan door ons is ontvangen. Bij bepaalde reizen zullen van het bovenstaande afwijkende annuleringsbepalingen gelden, die dan bij de desbetreffende reisbeschrijving zijn vermeld.

ANVR Reisvoorwaarden
Onze organisatie is aangesloten bij het ANVR. Deze vereniging hanteert strenge normen voor het lidmaatschap en bevordert de kwaliteit van de reizen en van de informatie daarover. De reizen op deze website worden aangeboden onder het beding dat de ANVR Reisvoorwaarden van toepassing zijn op alle aanbiedingen op deze website tenzij uitdrukkelijk wordt aangegeven dat dit niet het geval is. Deze Reisvoorwaarden staan afgedrukt in de ANVR Informatiebrochure 2010, waarvan de omslag hier is afgebeeld. Indien gewenst kunt u deze brochure bij ons opvragen. Klik hier om de volledige ANVR Reisvoorwaarden te bekijken.

Stichting Garantiefonds Reisgelden
is aangesloten bij SGR. Binnen de grenzen van de SGR-garantieregeling vallen de op deze internetsite gepubliceerde reizen onder de garantie van sgr. De SGR-garantie houdt in dat de consument ervan verzekerd is zijn vooruitbetaalde reisgeld terug te krijgen, als zijn wederpartij door
financieel onvermogen de overeengekomen tegenprestatie niet kan nakomen. Voor zover de overeenkomst mede het vervoer omvat en de plaats van bestemming reeds is bereikt, wordt zorg gedragen voor de terugreis. Klik hier om de volledige tekst van de garantieregeling reisgelden te bekijken.

Calamiteitenfonds
Onze organisatie is aangesloten bij de Stichting Calamiteitenfonds Reizen.
Binnen de grenzen van de garantieregeling van het Calamiteitenfonds vallen de op deze internetsite gepubliceerde reizen onder de garantie van het Calamiteitenfonds. Deze garantie houdt in dat u als consument die deelneemt aan een door ons georganiseerde reis:
- (een deel van) uw reissom terugkrijgt indien wij de reis als gevolg van een calamiteit niet of niet volledig kunnen uitvoeren;
- de noodzakelijke meerkosten vergoed krijgt indien wij als gevolg van een calamiteit de reis moeten aanpassen of indien wij u vervroegd moeten repatriëren.
Onder calamiteit wordt verstaan een door molest of natuurramp veroorzaakte abnormale gebeurtenis.
Klik hier om de volledige tekst van de garantieregeling van het Calamiteitenfonds te bekijken.

Duurzaamheidverklaring The Institute of Travel
Duurzaam toerisme is niets anders dan reizen en rekening houden met milieu, mensen, natuur en cultuur zodat reizen in de toekomst ook nog goed mogelijk is. De reisbranche voelt zich hierbij betrokken. ANVR reisorganisaties zijn in ANVR verband verplicht om een milieuprogramma (Travelife) met praktische maatregelen op te stellen en toe te passen. In dit programma beschrijven reisorganisaties hoe zij nu en in de toekomst de zorg voor het milieu toepassen in de bedrijfsvoering en in de aan u aangeboden reizen. Ook is een daartoe opgeleide milieucoördinator actief. Travelife is een samenwerking van verschillende Europese partnerorganisaties, o.a. FTO, ANVR en Forum Anders Reisen. De organisatie biedt training en instrumenten aan om duurzaam ondernemen bij touroperators en reisagenten te ondersteunen.
The Institute of Travel, waartoe Academische Reizen behoort, voldoet aan de gestelde verplichtingen conform de eisen van de Stichting Milieuzorg ANVR Reisorganisatoren. U kunt hieronder onze milieubeleidsverklaring en milieuprogramma nalezen. Duurzaam toerisme is niet alleen iets voor reisondernemingen. U bent als vakantieganger daarbij ook een onmisbare schakel. U kunt hierover meer lezen in de ANVR brochure en op www.anvr.nl.

Klik hier voor onze duurzaamheidverklaring.

Informatie van ECPAT
Wij steunen actief het ANVR en ECPAT- NL in de bestrijding van kinderprostitutie in vakantielanden. Wij nodigen u uit met ons alert te zijn op misbruik van kinderen. Informatie is bij de reisleiding beschikbaar.